Tu negocio en equilibrio

En cientos de ocasiones, los dueños de negocios se quejan de que no tienen utilidades, de que sus ventas no crecen, de que sus gastos son muy altos; y todo esto, mientras desconocen cuál es la verdadera realidad de su negocio.

Si lo que tú quieres es detectar de forma rápida si tu negocio gana o pierde, si las utilidades son las esperadas, es necesario que establezcas el punto de equilibrio.

El análisis del Punto de Equilibrio es una herramienta de planeación que te permite saber ¿Qué pasa si…? o ¿Qué tal y si…? Te dice la cantidad de ventas que requieres para poder cubrir todos los gastos.

Para determinar el Punto de Equilibrio, los costos deben agruparse en dos categorías:
• Costos Variables
• Costos Fijos

Costos Variables: Son aquellos que están en función de las ventas. Son los que aumentan de manera directamente proporcional a las ventas. Es decir, que si se realiza la venta se genera el costo.

Costos Fijos: Son gastos que tenemos que hacer independientemente de que realicemos o no las ventas.

Quizá el uso más importante que se le puede dar al análisis de puntos de equilibrio es lo que se denomina el “Punto de Equilibrio Óptimo” (PO) es un simple análisis del requerimiento de ventas del negocio para obtener la “Utilidad Requerida” o planificada.

Sigue estos 3 pasos:

1. Definir la Utilidad que planeo recibir en el ejercicio
2. Sumar la utilidad al valor de los Costos Fijos (CF + Utilidad esperada)
3. Se saca el punto de equilibrio con el margen antes estimado.

Como resultado se tiene el monto de ventas necesario para obtener dicha utilidad, esto se convierte en la proyección de ventas y con ello se puede esbozar el presupuesto de tu negocio.

¡Revive tu negocio!

¿Abriste tu negocio y aún no logras alcanzar las metas que te propusiste? Seguramente estás muy ocupado en trabajar en tu negocio y no para tu negocio. Lee estos seis consejos y si los aplicas podrás revitalizar tu empresa al 100%.

Consejo #1

RESCATA TU VIDA
¿Has pensado en que en realidad tienes un empleo? Si trabajas demasiadas horas en tu negocio entonces te estás autoempleando. Como dueño de negocio necesitas administrar tu tiempo, permitir que tu equipo de trabajo cumpla con sus funciones y darte a la tarea de delegar.

Consejo #2

NEGOCIO + DIVERSIÓN
Si tu negocio no te divierte, véndelo. Ciérralo y busca un empleo. No olvidemos que los juegos tienen reglas y es necesario llevar control del marcador o puntaje, éste te indica la cantidad de dinero que ganas o pierdes.

Consejo #3
DESAROLLA UN PLAN

Decide con exactitud cuáles son tus objetivos. Ubícate y se consciente de dónde estás al iniciar con tu proyecto. Pide consejo a un especialista que te ayude a planear una campaña donde incluyas medición y monitoreo constante del progreso. Esto sin duda garantizará tu éxito.

Consejo #4

FLUJO DE EFECTIVO
En los negocios la clave del éxito es contar con flujo de efectivo. Los dueños de negocios necesitan dividir el proceso de negocios en cinco áreas (Generación de Prospectos, Tasa de Conversión a Clientes, Número de Transacciones por Período, Monto Promedio de Venta y Margen de Utilidad), sin importar el tipo de empresa. Al aplicar, probar y medir estrategias inteligentes las ventas se incrementan y aumenta de manera dramática el flujo de efectivo y las ganancias del negocio.

Consejo #5

SIEMPRE ARRIBA DE LA LÍNEA
Toma conciencia de tu capacidad. Se responsable de tus acciones y las de tu equipo. Aquellos que juegan por debajo de la línea culpan a los demás por sus errores, buscan excusas y rechazan sus responsabilidades.

Consejo # 6

EQUIPO
Construye un equipo sensacional. Mantén con tu equipo metas en común de forma que todos estén en la misma sintonía, define tus reglas, desarrolla un plan de acción, pide por parte de tu equipo el 100% de involucramiento y compromiso.

Si no haces algo diferente ahora, tu futuro será igual a tu presente y a tu pasado. Encuentra la solución que te permita ayudar a realizar los cambios necesarios para hacer crecer tu negocio. Busca apoyo, un Coach de Negocios es una opción altamente recomendable.

¿Eres nuevo en el mundo de los negocios?

Si estás por iniciar un negocio toma en cuenta que enfrentarás un gran número de inconvenientes…entre ellos, los de tipo externo: recesión, tipo de cambio, intereses, políticas del gobierno, inflación, competidores, etcétera… Lo que no debes olvidar es que en la mayoría de los casos los de mayor impacto son los errores de novato.

Estos son algunos errores comunes que cometen los nuevos dueños de negocios.

SI HABLAMOS DE ESTRATEGIAS…

-Comúnmente los nuevos dueños de negocios no tienen claro su público objetivo, no enfocan sus estrategias en el segmento adecuado.

-Algunos empresarios explotan grandes ideas, pero no grandes oportunidades de negocio. La falla está en que luego no encuentran clientes para este tipo de producto.

-Proyecto demasiado ambicioso financieramente. Existen empresas que invierten grandes cantidades de dinero y recursos en un proyecto sin evaluar con certeza su rentabilidad. ¿Es este tu caso?

-Como emprendedor debes contar con planes de contingencia. Si no te preocupas por este tema, si tu plan maestro falla, entonces ¿de qué forma sustentarás tu negocio? Recuerda tener un plan B, y así aseguras tener una salida.

EN CUANTO A LA GESTIÓN…

-Acabas de iniciar una empresa, está en crecimiento, va más allá del mero registro contable. Es importante que enfoques tu atención principalmente en la gestión inmediata más que en estrategias a largo plazo.

-Si no tienes experiencia en gestión actualiza tus habilidades de acuerdo a las necesidades que impone el crecimiento de tu empresa.

-En cuanto a el área de Recursos Humanos, maneja la idea de que no es conveniente que una sola persona conozca los números de la empresa, debes prever las posibles entradas y salidas del nuevo personal.



¿Y LA PLANEACIÓN FINANCIERA?

-Mal análisis de costos: las nuevas empresas carecen de referencias (estándares del sector o propios) para evaluar si su estructura de costos es eficiente. Si no tienes claro este tema, busca apoyo. En más de los casos no se entiende correctamente la diferencia entre los costos fijos y los costos variables.

-Si tu empresa se financia con créditos en lugar de capital, las consecuencias de una crisis serán mucho más graves.

-Toma tu tiempo para las previsiones financieras, no permitas que los acontecimientos te encuentren desprevenido.



Emprender un negocio implica tropiezos, pero lo más importante es que en el proceso
aprenderás a sobrellevarlos. Comparte con nosotros tu experiencia, queremos saber más sobre tus objetivos de negocio.

¿Sabes qué cualidades debe cultivar un líder?

Si algo está fallando con tu equipo de trabajo, o quizá no sientas que estás cumpliendo de manera efectiva con tus responsabilidades laborales, es momento de hacer un análisis sobre el tipo de liderazgo que estás ejerciendo en tu trabajo o empresa.

Ser un buen líder significa enfrentar los retos de la vida de acuerdo a tus valores, promover con el ejemplo grandes acciones enfocadas en transformar de fondo asuntos relevantes en el desarrollo de una empresa, de una familia, de una comunidad, y por qué no de un país.

Toma en cuenta estas cualidades y analiza qué estás haciendo para desarrollarlas y aplicarlas en tu liderazgo.

CLARIDAD
Repite cuantas veces sea preciso, cuáles son tus metas y objetivos generales, recordando hasta dónde llegan en su poder y acción.


CAPACIDAD ANALÍTICA
Anticípate a los problemas. Detecta los puntos débiles de la cadena de comunicación.


CONSISTENCIA Y COHERENCIA
Predica con el ejemplo. No pidas nunca a un subordinado lo que no eres capaz de hacer. Que cada uno sepa el lugar que ocupa y qué comportamiento puede esperar de ti en un momento determinado.


ACCESIBILIDAD
Comportarse como uno más del equipo en determinados momentos y como jefe indiscutible en otros. Ser accesible, entusiasta y amable, dispuesto a escuchar las opiniones de los demás y estimular la participación “positiva” en las discusiones.

COMPRENSIÓN
Da prioridad al bienestar y a las necesidades tanto psicológicas como profesionales de los componentes del equipo. Consigue que cada cual se sienta implicado en un esfuerzo en común que merece la pena.


DIRIGIR CON VALORES COMPARTIDOS
Define la filosofía o cultura que queremos se desarrolle en la empresa en cuanto a los hábitos entre sus componentes, con los clientes o proveedores. Habrá que mantener esta cultura o forma de pensar y actuar, revisándola periódicamente, reconociendo a los que la siguen y presionando a los que la vulneran, llegando si fuera preciso a prescindir de ellos.

Si manejas un equipo de trabajo, estas conductas que promueven el liderazgo deben ser premiadas en aquellos que:

-busquen soluciones
-demuestren capacidad de rectificar, recuperar y compensar los errores
-buscan la calidad del producto, servicio y atención al cliente

-cumplen compromisos y plazos
-delegan con éxito
-planifican para evitar riesgos
-tienen tiempo para formar y adiestrar a sus colaboradores
-buscan el ahorro en el uso del tiempo

Después de leer esta información: ¿has detectado cuáles son tus áreas de oportunidad?

Cultura Organizacional: Del PowerPoint a la gestión

No es intención en este espacio teorizar académicamente acerca del concepto de “cultura organizacional”, sus componentes, tipos de cultura y demás clasificaciones, de las que hay a disposición del lector gran cantidad de recomendable literatura.

Me interesa, en cambio, compartir algunas consideraciones prácticas acerca de la necesidad de dejar de ver a la cultura organizacional como un cuerpo teórico, abstracto, gris, rígido, y con lo que es “mejor no meterse”, como escuché hace poco en una empresa.

Por el contrario, se convierte en un indicador de gestión mensurable, y quizás esencial, en la elaboración de estrategias y objetivos de negocios, siempre y cuando se analicen y validen continuamente sus componentes.

Siempre tuve la sensación de que cultura y “negocio” corren por carriles contrarios, en esta imaginaria autopista que conduce al cumplimiento de las metas de cualquier organización, o que la cultura es “algo que está ahí”, como quien almacena objetos en el fondo de su casa y “mientras no molesten, no me acuerdo que existen”.

Muchos directivos con los que me toca interactuar aún vinculan el concepto “cultura” con filosofía, antropología o una gama de conocimientos que si bien muy interesantes, son “muy teóricos y alejados del negocio”, tal como suelen expresar.

La cultura no es ajena a usted, porque usted es la cultura!

Empíricamente, el concepto “cultura organizacional” abarca la dinámica a través de la cual una organización interpreta necesidades, decide estrategias, gestiona procesos y maximiza rentabilidad.

Esta dinámica de “interpretar, decidir, gestionar y maximizar”, la materializan las personas que la integran a todo nivel de la organización, y pueden leerse, a la sazón, como la forma en que dichas personas “gozan y/o padecen” a la organización de la que forman parte.

La cultura organizacional se visualiza a través de la manera de gestionar (cumplimiento de objetivos y su impacto) y mediante los comportamientos, conocimientos, decisiones de negocio y compromisos individuales y grupales de quienes la integran.

Esta parte visible es, en realidad, el efecto de cómo lo que algunos llaman factores moldeadores primarios de una cultura (misión, visión, valores, mitos, principios, normas) son percibidos, valorados y experimentados por las personas miembros de la organización

El punto de quiebre se observa cuando, dado un objetivo, las organizaciones interpretan, deciden y gestionan, intentando modificar súbitamente “lo visible”, es decir: comportamientos engrosando conocimientos como la solución rápida para el logro de compromiso (p. ej.: “a partir de ahora creamos la cultura de la innovación: por ello, desde hoy, todos deben aportar proactividad y creativad, como medio para lograr nuestros objetivos!!!); linda arenga para un vestuario, diría un entrenador.

En realidad, lo que primero resulta imprescindible es consensuar el vínculo y el impacto que los mencionados factores moldeadores primarios generarán en el camino hacia el escenario de negocios pretendido.

Recién a partir de allí, definir los comportamientos y la forma de medirlos y evaluarlos, crear instancias de desarrollo de conocimientos, y compromisos de cara a los objetivos de negocio que impulsan la necesidad de un cambio.

Estas instancias suponen la implementación de un proceso que debe ser facilitado en forma gradual pero sostenida para alcanzar:

- Ventajas competitivas: entendiendo por ellas la combinación eficiente de capacidades y recursos que permiten diferenciar a la organización de sus competidores.

- Objetivos de negocio propuestos (más ingresos, más clientes, reducción de costos, generación de valor empresario, etc.),

- y, fundamentalmente, que los clientes nos vuelvan a elegir.

En tal sentido, trabajar la “cultura organizacional” no es un aspecto ajeno a la realidad del negocio, sino que es la esencia por la cual una organización establece ventajas competitivas y maximiza su rentabilidad por y a través de la gente que la integra.

Comportamiento organizacional

En primer lugar es importante reconocer que el concepto de organización procede del hecho de que el individuo es incapaz de satisfacer todas sus expectativas por sí mismo, tiene que basarse en los demás para cumplir sus propias necesidades. En tanto varias personas coordinan sus esfuerzos, terminan llegando a la conclusión de que juntos pueden conseguir más que actuando aisladamente. Por eso, con el propósito de sumar esfuerzos y superar las limitaciones individuales, las personas se agrupan para formar organizaciones formales o informales orientadas al logro de objetivos comunes, que pueden ser transitorios o permanentes. En la medida en que se manejan bien las organizaciones, éstas sobreviven o crecen. Al crecer, las organizaciones requieren mayor número de personas para la ejecución de sus actividades, y estas personas, al ingresar en las organizaciones, persiguen objetivos individuales que no siempre son compatibles con quienes en principio conformaron las organizaciones. Esto hace que gradualmente los objetivos organizacionales se alejen de los objetivos individuales de los nuevos participantes, generándose de esta manera una variedad de comportamientos e intereses aislados y complejos entre el individuo y la organización. Por eso, lo trascendental es tratar de armonizar y desarrollar sólidamente los intereses comunes.

De este modo, tanto individuos como organizaciones tienen intereses mutuos, objetivos por alcanzar. Las organizaciones, luego de un proceso de evaluación, seleccionan sus recursos humanos para alcanzar, con ellos y mediante ellos, objetivos organizacionales (producción, rentabilidad, reducción de costos, ampliación de mercado, satisfacción de necesidades de la clientela, etc.). Una vez reclutados y seleccionados, los individuos tienen objetivos personales que luchan por alcanzar, y muchas veces se valen de la organización para lograrlo.

Por la complejidad del ser humano y el laberinto que conlleva la dinámica de la interacción humana en las organizaciones, la relación individuo-organización no es siempre cooperativa y satisfactoria. Muchas veces es tensa y conflictiva. Argyris intenta mostrar el conflicto que se genera entre los objetivos que las organizaciones pretenden alcanzar y los objetivos que individualmente quiere alcanzar cada empleado. Los objetivos organizacionales y los objetivos individuales no siempre concordarán muy bien. La organización, en la medida en que es formal y rígida, tiende a veces a crear en los individuos un profundo sentimiento íntimo de frustración, de conflicto, de pérdida y de corta perspectiva de permanencia en el cargo. Esto ocurre en razón de las exigencias que las organizaciones formales imponen a los individuos, midiendo su desempeño y relegándolos a tareas carentes de oportunidades que pudieran probar responsabilidad, autoconfianza e independencia.

Para trazar caminos para una integración individuo–organización realmente efectiva, la mayor parte de la responsabilidad recae sobre la alta gerencia. Además de la dificultad intrínseca que el ejercicio de la tarea gerencial conlleva, Toffler anticipa que se complicará bastante en el futuro. El comportamiento del gerente tendrá que satisfacer simultáneamente varios objetivos, dentro de ellos deberá mejorar su capacidad para escuchar a diferentes personas y conciliar intereses.

En tanto los individuos buscan sus satisfacciones personales (salarios, comodidad, descanso, horario laboral más favorable, oportunidad de carrera, seguridad en el cargo, etc.), de igual modo las organizaciones tienen necesidades (capital, edificios, equipos, potencial humano, lucro, oportunidades de mercado, etc.). En tanto que el individuo proporciona habilidades, conocimientos, capacidades y destrezas, junto con su aptitud para aprender y su desempeño, a su vez, la organización debe imponer al individuo responsabilidades, definidas e indefinidas, algunas dentro de su capacidad actual o debajo de ésta, y otras requiriendo un aprendizaje a mediano o largo plazo. Entre las necesidades organizacionales sobresale la necesidad del elemento humano, recurso indispensable e inviolable. Así, la independencia de necesidades del individuo y de la organización es enorme.

La interacción entre personas y organizaciones es compleja y dinámica. Barnard hace una interesante diferenciación entre eficacia y eficiencia en cuanto a los resultados en la interacción de las personas con la organización. Según él, el individuo debe ser eficaz (alcanzar los objetivos organizacionales mediante su participación) y ser eficiente (satisfacer sus necesidades individuales mediante su participación) para sobrevivir dentro del sistema.

La excelencia no queda tan lejos

El concepto de excelencia está muy difundido en el campo empresario. Para muchos es algo tan lejano que hasta hace perder el interés (y los beneficios). Sin embargo, la excelencia está mucho más cerca de lo que creemos.

La necesidad de establecer normas de calidad surge con la producción en masa allá por mediados del siglo XIX. La evolución se produce rápidamente a partir del siglo XX. Es alrededor de los años 50 cuando se estandarizan prácticas que garantizan cierta calidad en las empresas. Es hacia fines de los 70, y francamente en los 80, cuando se produce el verdadero estallido de las ideas de calidad, con el establecimiento a nivel mundial de las normas ISO (una serie de normas internacionales de garantía de la calidad dentro de las organizaciones).

Estas normas tuvieron una gran aceptación y difusión. En el año 1987 la comunidad internacional aceptó masivamente la aplicación generalizada de estas normas. Si bien se idearon originalmente para empresas industriales, desde comienzos de los 90 su aplicación se está difundiendo rápidamente a otros sectores de la economía y los servicios.

Hoy día no queda práctica o proceso organizacional que no esté sometido de alguna manera a alguna de las normas ISO.

Paralelamente, desde el ya clásico libro “En busca de la excelencia”, de Tom Peters y Robert H. Waterman, de 1982 (y su versión en español de 1994) se instaló como paradigma del funcionamiento de las organizaciones el concepto de “excelencia”. Este concepto es entendido como “lo más” a donde una producción o un servicio debe llegar. Las normas ISO establecían el cómo y la garantizaban.

Desde entonces el concepto de excelencia sobrevuela las actividades de las organizaciones.

En mi experiencia como consultor en todas las empresas, hasta en las más pequeñas, la idea de la excelencia está presente. Aunque pareciera que ha quedado reservada solo para las grandes empresas y grandes organizaciones.

En las medianas y pequeñas, la excelencia se ve más como un anhelo inalcanzable, expresado en frases como “quién pudiera”, “ojalá pudiéramos”, “eso no es para nosotros”, expresiones basadas en la creencia de que la excelencia se consigue sólo a través de esos procedimientos costosos y sofisticados. No es así.

Excelencia es hacer bien las cosas, y hacerlas bien todo el tiempo. No tiene más secretos. Y esto está al alcance de cualquiera, no es más costoso. Mucho más costoso es hacerlas mal.

En primer lugar, los dueños y directivos de las organizaciones deben tomar conciencia de que hacer las cosas bien siempre es mejor negocio que hacerlas más o menos, o mal. Aunque el cliente lo sea por única vez.

¿Por qué? Porque la excelencia es un hábito que se construye día a día y se va incorporando en todos y cada uno de los miembros de la organización, a partir de que sea parte genuina de la cultura organizacional. Excelencia no es atender con una sonrisa. Excelencia es hacer las cosas bien porque está bien hacerlas bien, y además con una sonrisa.

¿Cómo se hace, qué hay que hacer?

  • Como se señala más arriba, tomar conciencia en primer lugar.
  • Prepararse y preparar a la gente.
  • Aprender y capacitar.
  • Capacitar a los gerentes, jefes y supervisores para que a su vez sean buenos capacitadores.
  • Contar con y proveer los recursos suficientes y adecuados.
  • Educar en los beneficios de aprender cada día.
  • Escuchar.
  • Escuchar al empleado, al cliente, al proveedor; todos ellos nos pueden enseñar alguna cosa para mejorar.

Los gurúes del marketing nos dicen que un cliente insatisfecho nos hace perder una cantidad mayor de potenciales clientes. Eso es así si no aprendemos de la situación. Un cliente insatisfecho también es una extraordinaria fuente de aprendizaje para la excelencia.

No hacen falta personas excelentes, hacen falta personas comunes que hagan las cosas de manera excelente.

La excelencia está mucho más cerca de lo que creemos. Como el dicho que se le atribuye a los chinos: una caminata de cien mil kilómetros comienza por el primer paso.